Chiunque gestisca un'impresa, una startup o un'attività professionale si trova spesso davanti a un bivio: finanziare i propri progetti con risorse interne o intercettare contributi pubblici. I contributi a fondo perduto rappresentano una leva straordinaria per realizzare investimenti, assumere personale, innovare processi, digitalizzarsi o internazionalizzarsi alleggerendo significativamente l'impegno finanziario a carico dell'impresa.

Tuttavia, nonostante il potenziale, molti imprenditori rinunciano ancora oggi a partecipare ai bandi, scoraggiati da iter burocratici percepiti come complessi. In realtà, chi conosce le regole del gioco può accedere con successo a queste misure. Ecco come.

1. Individuare i bandi giusti (prima degli altri)

Il primo passaggio è spesso il più sottovalutato: intercettare il bando prima che si esauriscano i fondi. Alcune misure, infatti, funzionano "a sportello": chi arriva prima ottiene le risorse. Altre, invece, sono valutate a graduatoria, ma i fondi disponibili possono comunque esaurirsi.

Come monitorare i bandi

• Monitorare quotidianamente i siti degli enti promotori dei bandi.
• Iscriversi a newsletter specializzate in finanza agevolata.
• Utilizzare piattaforme digitali con alert personalizzati.

Principali misure del 2025

• Brevetti e Disegni: due bandi strategici per l'innovazione delle PMI italiane.
• Investimenti Sostenibili 4.0: per imprese che investono in digitale e green.
• Turismo Veneto e Lombardia: contributi per sostenere lo sviluppo e la competitività delle imprese turistiche in Lombardia.

2. Capire se si è davvero "ammissibili"

Ogni bando ha requisiti specifici: parteciparvi senza verificarli porta solo a perdita di tempo. Occorre quindi leggere i bandi con attenzione e porsi alcune domande:

• La mia forma giuridica è tra quelle ammesse?
• Appartengo a un settore agevolato?
• Ho il DURC regolare e bilanci in ordine?
• Le mie spese sono tra quelle ammissibili?
• L'investimento si realizza in un'area geografica prevista?

Ad esempio, alcuni bandi premiano imprese femminili, under 36 o localizzate in aree svantaggiate.

3. Progettare con strategia (e con metodo)

Hai tutto in regola? Bene. Ora arriva la fase più formale: l'invio Hai completato il business plan, raccolto ogni documento, giustificato ogni voce di spesa. Ma l'invio della domanda non è un semplice gesto amministrativo: è un atto formale, spesso sottoposto a vincoli stringenti che variano da bando a bando. È in questa fase che si gioca la prima "scrematura" tra progetti idonei e proposte escluse per vizi formali.

Quali sono i canali di trasmissione più utilizzati?

Molti bandi prevedono l'invio tramite piattaforme digitali dedicate, come ad esempio il portale di Invitalia, il sistema Bandi Online delle Regioni, o le PEC (Posta Elettronica Certificata) per i fondi gestiti a livello locale o da Camere di Commercio. Ognuno di questi strumenti ha regole precise:

• Portali online: richiedono spesso la registrazione preliminare dell'impresa e l'abilitazione del rappresentante legale. Alcuni sistemi non consentono modifiche dopo l'invio, quindi ogni file deve essere verificato due volte.
• PEC: le domande inviate via PEC devono rispettare specifici formati (PDF firmato digitalmente, allegati compressi, oggetto della mail conforme). Anche l'orario di invio conta: una PEC inviata alle 00:01 del giorno successivo alla scadenza è automaticamente irricevibile.

Cosa succede se manca un documento o si sbaglia un allegato?

L'errore più comune è dimenticare un documento obbligatorio, come la visura camerale aggiornata o un preventivo firmato. In questi casi, il bando stabilisce se è prevista una fase di "soccorso istruttorio", cioè un termine entro cui integrare la documentazione mancante. Ma non bisogna farci affidamento: molti bandi escludono le domande incomplete senza appello.

Inoltre, l'errata compilazione di moduli predefiniti o la mancanza di firme digitali può comportare l'inammissibilità. Anche i codici fiscali, i CUP (Codici Unici di Progetto) e i CIG (Codici Identificativi di Gara) devono essere riportati correttamente, soprattutto nei bandi cofinanziati con fondi europei.

Chi deve firmare e con quali modalità?

Il legale rappresentante deve firmare la domanda, oppure può delegare, ma nella maggior parte dei bandi sono indicate le figure che possono essere delegate. Sempre però è richiesta la firma digitale (firma elettronica qualificata o firma digitale CNS). Alcuni bandi richiedono anche la firma di tecnici abilitati per le relazioni progettuali. È essenziale verificare con anticipo che le firme siano valide, che il certificato digitale sia attivo, e che non vi siano incompatibilità con il formato richiesto dal portale.

Come si certifica l'avvenuta presentazione?

Dopo l'invio, il sistema rilascia una ricevuta con data e ora: è il documento che certifica ufficialmente la presentazione. Conservare questa ricevuta è fondamentale, così come ogni file allegato nella versione effettivamente trasmessa. In caso di contestazioni o problemi tecnici, questa documentazione rappresenta l'unica prova dell'adempimento.

A questo punto, la domanda è stata presentata. Ma la partita non è finita: cosa accade durante l'istruttoria e come si può monitorare l'esito senza perdere il controllo del processo?

4. Invio, selezione, rendicontazione: l'importanza della precisione

L'invio della domanda è un passaggio tanto tecnico quanto decisivo: ogni bando stabilisce una modalità precisa, spesso esclusiva. Può trattarsi di una PEC, di una piattaforma digitale regionale o di portali nazionali come Invitalia. Un errore formale, un allegato mancante o un ritardo di pochi minuti possono compromettere mesi di lavoro.

Ma la procedura non si esaurisce con l'invio. Inizia una fase di valutazione che può seguire due logiche: a sportello, dove conta l'ordine di arrivo, o a graduatoria, basata su criteri di merito. In entrambi i casi, è frequente ricevere richieste di integrazione documentale o, nei progetti più complessi, convocazioni a colloquio.

L'approvazione definitiva arriva solo dopo una verifica puntuale della coerenza del progetto con gli obiettivi del bando. A quel punto si entra nella fase contrattuale: la firma di una convenzione che disciplina tempi, modalità e condizioni per l'erogazione del contributo. Una fase che non lascia margini di ambiguità: ogni voce di spesa deve essere realizzata come promesso, entro i tempi previsti.

L'ultima fase è la rendicontazione.

Qui serve un po' di attenzione in più. È il momento in cui ogni spesa va raccontata per bene, con ordine e nei tempi giusti. Serve dimostrare come sono stati utilizzati i fondi, con i documenti giusti al posto giusto: dalle fatture ai bonifici, dai contratti alle relazioni di progetto.

Un po' di disordine può rallentare tutto o rendere più difficile ottenere quanto previsto. E anche dopo la fine del progetto, non è detto che tutto sia finito: alcuni bandi prevedono controlli anche a distanza di anni.

Per questo, tenere tutto archiviato con cura, sia in digitale che su carta, non è solo buona abitudine, ma una scelta strategica per garantire serenità e tutela nel lungo periodo.